Är ert företag fast i tungarbetade rutiner och i ett ofullständigt IT-stöd ?
Förändring är något som är oundvikligt inom alla typer av branscher och för de företag som inte kontinuerligt förändras med tiden och strävar efter förbättring och tillväxt finns en stor risk att de stagnerar och hamnar efter konkurrenterna och i värsta fall går under. Samtidigt är motstånd till förändring nästan lika oundvikligt bland de anställda som själva förändringen är. Därför är det viktigt att ledarskapet som driver förändringsarbetet är tydlig, öppen och effektiv så att man inte låter motstånd och eventuella konflikter styra processen allt för mycket.
När ledningen i ett företag står bakom förändringen är det enklare för de anställda att acceptera att förändringen är nödvändig.
Det kan finnas många anledningar till att en förändring är nödvändig men oavsett om det beror på ny teknik, processuppdateringar, nya krav eller omorganisation är förändring nödvändig för tillväxt och lönsamhet. En genomarbetat och konsekvent process för förändringsarbetet kommer att hjälpa till att minimera den påverkan som en förändring har på ett företag och dess anställda. Finns det inte ett löpande förändringsarbete kommer en förändring mest troligt att ha större påverkan på ett företag och dess anställda.
Här är sju viktiga steg att tänka på i ett förändringsarbete
1. Identifiera det som kommer att förbättras eller förenklas
Då en stor del av alla förändringar sker för att i slutändan förenkla eller förbättra en process, en produkt, en organisation eller ett resultat så är det viktigt att identifiera ens fokus och att förtydliga förändringens målsättningar. Det är viktigt att även identifiera de personer som kommer att leda, driva och på olika sätt påverkas av förändringarsarbetet. Att veta vad som kommer bli bättre efter att man gått igenom en förändring gör det enklare och smidigare att acceptera det arbete och de förändrade rutiner som förändringen kräver av en.
2. Presentera ett rimligt och genomförbart förslag
I förändringsarbetet finns det flera olika personer som kommer att vara involverade. Det kan till exempel vara företagets ledning, de som styr över förändringsarbetet, de som är direkt ansvariga för att implementera förändringen eller de som på något sätt påverkas av förändringen. Glöm inte att alla har olika förväntningar och erfarenheter men finns det ett engagemang och en acceptans hos de involverade kommer det att vara enklare att driva genom förändringen.
3. Planera för förändringen
Det borde vara självklart men jag vet att många är otydliga i det här steget. Det är nämligen viktigt att skapa en tydlig och förankrad plan för när förändringsarbetet börjar och vägen man skall ta under förändringens gång samt det slutgiltiga målet. I planen skall man även ta med information om exempelvis vilka resurser som behövs, förändringens storlek och omfång samt kostnader för förändringsarbetet. En viktig del av förberedelserna är att skapa en stegvis beskrivning av processen istället för plötsliga och oplanerade aktiviteter och initiativ. Det innebär att man ger en tydlig översikt av varje steg i kombination med dess mätbara delmål och analyser som bör göras.
4. Kommunicera
Löpande kommunikation under hela förändringsarbetet är egentligen en röd tråd och en nödvändighet för att kunna identifiera, planera och utföra ett bra förändringsarbete. De som redan är inblandade i arbetet har etablerat färdigheter, kunskaper och har fått erfarenheter men de har också en intern hackordning och vanor som måste hanteras. Att ha en tydlig och öppen kommunikation under hela processen är en viktig del i alla förändringsarbeten. Jag rekommenderar även att det finns en tvåvägs kommunikation som gör det möjligt att ventilera och hantera eventuella frustrationer tidigt.
5. Kontinuerligt övervaka och hantera motstånd samt eventuella andra risker
Motstånd till förändring är som sagt en naturlig del av förändringsarbetet men det gäller att vara uppmärksam eftersom motståndet kan utgöra ett hot mot förändringens framgång. Vanligtvis beror motståndet på en typ av rädsla men också det faktum att det alltid finns en viss risk associerad med en förändring. Att förutse och förbereda sig för motstånd genom att förse ledarskapet med verktyg för att tidigt hantera det underlättar för förändringsarbetet.
6. Fira framgångar
Att erkänna och uppmärksamma tillfällen då man når förändringsarbetets milstolpar och delmål är en viktig del av alla sorters projekt. När man leder en förändring är det ens ansvar att uppmärksamma de framgångar som ens team och medarbetare når. Det kommer dessutom hjälpa till med att både acceptera förändringsarbetet och förändringen i sig.
7. Kontinuerligt utvärdera, revidera och förbättra.
Samtidigt som förändring kan kännas svårt och ibland till och med smärtsamt så är det alltid en pågående process. Till och med förändringsarbetet genomgår sin egen förändring eftersom att ens strategier alltid måste vara flexibla och redo att anpassas efter ändrade omständigheter. Utvärdering och revidering bör vara en naturlig del i hela förändringsprocessen för att identifiera och hantera eventuella hinder och problem som dyker upp.
Undvik inte att genomföra förändringar bara för att ert företag saknar rätt kompetens utan våga ta hjälp istället. Vi på CloneMe kan erbjuda dig hjälp på flera olika sätt och vi ser framemot ett kostnadsfritt möte där vi mer i detalj kan diskutera vad du behöver.
Vi hjälper dig när din egen tid eller kunskap inte räcker till!
#CloneMe.se #Förändring #Digitalisering #Automatisera #DigitaliseraMera