Är ert företag insnöade i tungarbetade rutiner och i ett ofullständigt IT-stöd ?
Det är ett ständigt arbete för varje företag att se över sina rutiner och se till att det finns rätt IT systemstöd för verksamheten. Det är få företag som egentligen har råd att hålla kvar vid knepiga och tungarbetade manuella rutiner. Det gäller att hitta en väg att ständigt förenkla sina rutiner och automatisera sina rutiner för att frigöra tid till viktigare saker som t.ex. försäljning, uppföljning och kundvård.
Många gånger handlar det INTE om att göra en kostsam investering i en ny IT systemlösningar utan det handlar om att använda systemet fullt ut på ”rätt” sätt.
Ibland är det nödvändigt att förändra även om det kan upplevas som tufft. Första steget i att skapa en förändring är vanligtvis att få kontroll över nuläget och förtydliga hur det bör se ut i framtiden. Först då är det möjligt att skapa en förankrad och hållbar förändringsplan för hur skall ni annars veta vad som behöver göras. Glöm inte bort att all förändring vanligtvis skapar motstånd från vissa.
Här kommer några tips för att göra förändringsarbetet genomförbart:
Kommunicera: För att skapa framgång i ett förändringsarbete är det viktigt att få med alla medarbetarna. Du bör se till att ge full information till de medarbetare som kommer att påverkas. Du bör vara tydlig med vad som skall förändras och varför. För att skapa en vilja till förändring är det betydligt bättre att vara övertydlig från början och besvara eventuella frågor på direkten än att ignorera medarbetarnas frågor och funderingar.
Låt medarbetarna vara delaktiga: Glöm inte att ge involverade medarbetare chansen att vara med i arbetet och om det är möjligt ge dem chansen att påverka. När en förändring sker som påverkar en persons vardag är det vanligt att det skapar en viss oro och osäkerhet kring framtiden. Genom att låta medarbetarna vara delaktiga brukar även motivationen till förändringen öka och de ser förändringen som något positivt istället för negativt.
Förtydliga fördelarna: Låt medarbetarna löpande vara med och reflektera över vad som händer. Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Det är definitivt ingen nackdel om medarbetarna, som faktiskt skall arbeta i det nya IT-stödet och i de nya rutinerna, kan vara med och påverka hur resultatet av förändringen blir. Det gör det enklare att fånga upp det som fungerar mindre bra och påverka det till det bättre. Ganska snart kommer vi att upptäcka att de farhågor som finns är överdrivna och vanligtvis skapade av oro och osäkerhet kring hur framtiden kommer att se ut.
Var tillgänglig: En avgörande faktor är att förändringsledaren/projektledaren är närvarande och finns tillgänglig för medarbetarna. Minsta fråga ska snabbt kunna få rätt uppmärksamhet. Svaret behöver inte alltid komma direkt utan det viktiga är att lyssna, utvärdera och ta till sig det som sägs.. När projekt genomgår snabba förändringar så sprids även negativa impulser snabbt. Som människor har vi ofta ovanan att förstärka dessa och sprida dem vidare. Kanske även utanför den sfär som är berörd, till exempel till andra delar av organisationen. I värsta fall kan det även spridas till externa parter som kunder, leverantörer och media. En av de viktigaste uppgifter är därför att i ett tidigt stadium säkerställa att de negativa impulserna inte får fotfäste.
Fokusera på vad ni vill uppnå: Sätt upp tydliga mål för vad ni vill uppnå med förändringen. Kommunicera målen till alla involverade medarbetare och ha dem i åtanke under hela förändringsarbetet. Det är tyvärr vanligt att målen glöms bort eller misstolkas under ett förändringsarbete eftersom vissa delar av arbetet går extremt fort i kombination med att övriga delar av verksamheten behöver hanteras även under förändringsarbetet.
Våga ta hjälp: Ett vanligt misstag som sker i ett förändringsarbete är att det saknas rätt kompetens och kunskap inom ett visst område. Det är väldigt viktigt att från början ha klart för sig vilka kompetenser och kunskaper som behövs i förändringsarbetet. Stanna inte upp i förändringsarbetet bara för att ert företag saknar rätt kompetens utan våga ta hjälp istället.
Kontakta oss gärna om du har frågor eller om ert företag helt enkelt är i behov av en förändring av IT-stödet men saknar rätt kompetens för att genomföra förändringen…..
#CloneMe.se #Affärssystem #ERP #Ekonomi #Logistik #Administration #IT #Företagsledning #Projektledning #Kompetenser #Erfarenheter #Automatisering #Digitalisering #DigitalTransformation